Сегодня освещаем оформление трудовых отношений с сотрудниками, работающими удаленно, и объясняем важные моменты, необходимые для взаимной удовлетворенности обеих сторон.

Понятие удаленной работы и ее правовое регулирование

По статье 312.1 ТК, удаленная работа предполагает выполнение сотрудником обязанностей вне офиса компании и ее подразделений (филиалов, представительств). Работник не обязан находиться на фиксированном рабочем месте, территориально определенном работодателем, а также не контролируется непосредственно руководителем предприятия.

При взаимодействии с удаленными специалистами организация может выбирать различные формы трудоустройства:

  1. Постоянную форму занятости, действующую бессрочно.
  2. Временную работу, ограниченную сроком до полугода.
  3. Периодический режим выполнения задач, предполагающий чередование домашней деятельности и посещения рабочего места согласно предварительно утвержденному расписанию.

Выбор оптимального формата взаимоотношений остается за руководством компании исходя из особенностей конкретных ситуаций.

Особенности договора с дистанционным сотрудником

Трудовое соглашение служит защитой как для работодателя, так и для дистанционного сотрудника, четко определяя права и обязанности обеих сторон. Это важно для обеспечения выполнения служебных обязательств работником и предотвращения превышения полномочий работодателем.

При заключении договора с удаленным сотрудником:

  1. Уточняется специфика дистанционной занятости, при этом место подписания документа фиксируется по месту расположения компании-работодателя.
  2. Местоположение деятельности является обязательным элементом трудового контракта. Обычно указывается точный адрес предприятия (населенный пункт), поэтому в документе прописываются наименование фирмы и ее юридический адрес.

Дополнительно можно уточнить, если работа привязана к конкретному местоположению либо компания должна иметь возможность связаться с работником при длительном отсутствии контакта: «Работник исполняет обязанности вне офиса работодателя по указанному адресу».

  1. Предусматривается право отказаться от ведения бумажной трудовой книжки или отражается информация о наличии электронной версии.
  2. График труда и отдыха устанавливается индивидуально по согласованию сторон, если иное не предусмотрено договором.

Если работодателю необходим регулярный контакт с удаленщиком во время работы, целесообразно фиксировать режим рабочего времени, включая продолжительность рабочей недели, рабочие и выходные дни. Можно оговорить конкретные временные промежутки или выбрать гибкую систему планирования.

По ст. 91 ТК, работодатель обязан учитывать фактические часы работы каждого сотрудника. Для удаленных специалистов порядок учета идентичен общему порядку — допускается ведение табеля на основании сведений от самого сотрудника или спецсервисов мониторинга активности.

  1. В случае необходимости получения квалифицированной цифровой подписи условиями договора предусматривается возможность ее выдачи сотруднику.
  2. Формулируется перечень оборудования, программного обеспечения и мер защиты информации, используемых работником в профессиональной деятельности. Важно также отразить имущество работодателя, предоставляемое сотруднику, и способ передачи техники и ПО.
  3. Если организация обеспечивает оборудование и программное обеспечение, нужно включить сроки предоставления этих ресурсов.
  4. Договор содержит положения о компенсации работнику расходов, связанных с использованием личного имущества, техники, ПО и прочих издержек в связи с исполнением должностных обязанностей.

Важно отметить, что с учетом изменений законодательства РФ от 31 августа 2023 г., сумма компенсаций сотрудникам, работающих удаленно, ограничивается 35 рублями в сутки и не подлежит налогообложению НДФЛ и страхвзносами.

  1. Определяются способы обмена рабочими поручениями и отчетностью между сторонами.
  2. Устанавливаются правила взаимодействия, частота контактов, используемые каналы коммуникации, формы отчетов и порядок обработки документов.

Поскольку контроль над используемыми ресурсами и средствами представляет определенные сложности, рекомендуется дополнительно закрепить обязательства сотрудника использовать специальные средства защиты информации и ограничивать доступ к посторонним источникам (например, соцсетям).

Требования охраны труда для дистанционных сотрудников менее строгие, чем для офисных работников. Достаточно провести инструктаж по использованию техники, застраховать сотрудника от профессиональных рисков и обеспечить обязательную уплату взносов на случай производственного травматизма.

Оформление трудовых отношений дистанционно

Законом предусмотрена возможность приема сотрудников на работу без очной встречи. Для этого при оформлении трудового договора важно учесть следующие шаги:

  • включить условия работы через систему электронного кадрово-документационного оборота (КЭДО);
  • утвердить внутренний нормативный акт организации относительно ведения деятельности в рамках КЭДО;
  • удостовериться, что сотрудник имеет электронную цифровую подпись либо сможет ее получить бесплатно (например, через приложение «Госключ») или работодатель обеспечивает выпуск квалифицированной электронной подписи за собственный счет.

Подписание документов осуществляется непосредственно в информационной системе предприятия. В случае отсутствия собственной системы возможно использование федеральной платформы «Работа в России».

Все необходимые бумаги для заключения договора (включая паспорт, бумажную версию трудовой книжки, сведения из Пенсионного фонда РФ, данные военкомата и прочие официальные справки) допускается представить в виде электронных копий. Если возникают сомнения в подлинности представленных сведений, копии подлежат нотариальному заверению и направляются почтой ценным письмом.

Для работников, работающих удаленно, предусмотрены отдельные правила оформления:

  1. Регистрация в специальной системе учета личных пенсионных счетов гражданина производится лично сотрудником при условии наличия собственного аккаунта.
  2. Оформление записи в трудовой книжке необязательно, если обе стороны договорятся об отказе от такой процедуры. Но при отсутствии согласия на отказ сотрудник должен передать свою книжку лично или направить ее работодателю почтовым отправлением.